Nous recrutons ! Nous recherchons un(e) gestionnaire de copropriétés pour le secteur toulonnais. Placé(e) sous la responsabilité du Responsable du pôle syndic social, il/elle assurera la gestion et le suivi d’un portefeuille de copropriétés.

Activités détaillées :

Gestion des copropriétés :

- Assurer la gestion des copropriétés neuves et anciennes et participer à leur mise en route (livraison, assemblée générale constitutive, visite de pré-livraison, relation avec les promoteurs).
- Enregistrer les nouvelles copropriétés dans le logiciel métier en collaboration avec le Responsable du pôle et le service comptabilité.
- Préparer et construire le budget de fonctionnement de la copropriété et suivre les dépenses.
- Effectuer les visites des résidences, éditer les rapports de visite et en assurer le traitement.
- Gérer les demandes d'intervention et travaux : saisie, suivi d'exécution et validation.
- Assurer les relations avec les prestataires et fournisseurs.
- Suivre la bonne exécution des contrats.
- Préparer et enregistrer les états datés, mutations et successions en collaboration avec le/la Comptable de copropriété.
- Déclarer les sinistres et assurer leur suivi (visite d’expertise et suivi des indemnisations).
- Mettre à jour le registre d’immatriculation des copropriétés et les carnets d’entretien.
- Assurer le classement, la rédaction des courriers, le reporting et la mise à jour des données dans le logiciel métier.
- Gérer les impayés en assurant le précontentieux en collaboration avec le/la Comptable de copropriété.

Gestion de la relation client :

- Monter et diffuser les dossiers administratifs pour les assemblées générales (AG) et conseils syndicaux (CS) : saisie des ordres du jour, envoi des convocations, diffusion des procès-verbaux.
- Animer les conseils syndicaux et tenir les assemblées générales.
- Garantir la bonne exécution des décisions prises en assemblée générale.
- Participer au traitement administratif et opérationnel des marchés de travaux (signature, suivi, réception).
- Saisir les informations relatives aux travaux, contrats et réclamations clients dans le logiciel métier et alimenter l’extranet.

Activités transverses :
- Réaliser des missions ponctuelles à la demande du responsable hiérarchique.
- Assurer ponctuellement les remplacements de la Principale de copropriété.

Pour ce poste, nous recherchons une personne répondant aux critères suivants :

-          Expérience : 3 ans d'expérience 

-          Formation : • A minima BAC +2 en métiers de l’immobilier, droit ou gestion avec connaissance de la copropriété.

-       Vos atouts pour briller à ce poste :

Savoir-faire : Maîtrise des budgets, sens de la communication et du contact, esprit d'équipe, capacité de gestion des situations conflictuelles.

Savoir-être : Autonomie, maîtrise des dimensions techniques et réglementaires liées à son domaine d’activité, capacités de communication et de négociation, réactivité et dynamisme.