Rattaché au responsable d’agence, l’Assistant territorial assure une interface physique et téléphonique entre le locataire, le prestataire de service et la société, pour l’enregistrement et la réalisation de la demande de travaux. Il enregistre les réclamations et les demandes d’interventions techniques, réalise les bons de commandes pour les travaux courants et diligente un prestataire dans le cadre strict des marchés prévus et participe au suivi administratif. Il détermine et codifie les priorités d’intervention. Il gère les situations courantes ou récurrentes et prend l’attache des techniciens polyvalents et ou des responsables de secteur, pour rendre opérationnelles les solutions à mettre en œuvre.

Principales missions et activités

Mission 1 : Assurer le secrétariat technique de l’agence

- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat technique

-Participer au traitement de la correspondance « arrivée » et « départ » liée aux réclamations techniques (enregistrement, réponse, classement, archivage)

-Assurer le suivi administratif des sinistres

-Editer éventuellement, à la demande, les bons de commandes EDLS

 Mission 2 : Participer au traitement des réclamations techniques 

- Recueillir les doléances des locataires et effectuer une analyse de premier niveau

-Créer et suivre les affaires sur le logiciel prévu à cet effet.

-Engager les bons de commandes pour les travaux relevant de la responsabilité de la société et les transmettre aux entreprises prestataires

-Participer au suivi administratif des travaux en terme de délais et de qualité dans le respect des marchés passés, faire procéder à des contrôles, le cas échéant rédiger des relances.

Niveau IV - Bac (général, technologique ou professionnel), au Brevet de technicien (BT) ou au Brevet

Qualités relationnelles, capacité d'écoute et bon esprit d'équipe.

Vous êtes à l’aise avec l’outil informatique et possédez des connaissances dans le domaine de l’immobilier ainsi que sur les pathologies du bâtiment.

 Intérêts, contraintes difficultés du poste:

Satisfaction des locataires

Satisfaction des partenaires externes (dont les entreprises prestataires)

Satisfaction des collègues en termes de réponse et de disponibilité

Gestion du volume des réclamations

Capacité à hiérarchiser les priorités

Respect des objectifs déclinés par le responsable de service

Contribution au maintien de l’aspect général des groupes (proposition d’action, délais de lancement des bons de commande…)

Délais de réponse au courrier arrivé