Vos missions principales

Rattaché(e) au Directeur Adjoint Patrimoine et Régie de Travaux, vous facilitez le quotidien des équipes par votre appui administratif et organisationnel.

Support au Service Maintenance :

Gestion administrative des marchés : Assurer le suivi administratif des marchés d'exploitation et des Appels d'Offres (maintenance et entretien), intégrer la partie administrative des avenants et mettre à jour les tiers dans notre ERP.
Suivi opérationnel : Gérer l'accès aux extranets prestataires, les badges, et tenir à jour les tableaux de bord. Rédiger des courriers et communications aux entreprises et locataires,
Documentation : Participer à la mise à jour de la base documentaire technique (courriers, avenants, …) et préparation / mise en forme de documents (présentation powerpoint, fiches contrats, …).
Communication : relayer les informations pour valoriser les actions de la maintenance notamment au travers de l'intranet en lien avec l'assistante de direction.
 

Assistanat de Direction et missions transverses :

Secrétariat classique : Gestion  d'agendas, organisation de réunions, rédaction de comptes-rendus, préparation des dossiers supports et gestion des parapheurs/chronos dans le strict respect de la confidentialité.
Coordination : Faciliter les relations avec les autres Directions, assurer la transversalité pour la DPRT avec les autres directions, remonter les informations et indicateurs clés à l'assistante de direction.      Intégration de l'actualité (travaux et opérations de maintenance sur les supports servant sur les communes)
Vie du service : Préparer l'intégration des nouveaux collaborateurs et préparer les supports de la filière technique.

De formation supérieure en Assistanat de Direction, vous justifiez impérativement d'une expérience  sur une fonction similaire, idéalement acquise dans le secteur de la maintenance, construction, de l'immobilier ou de la maîtrise d'ouvrage.

Compétences techniques : Vous maîtrisez parfaitement les outils informatiques (Pack Office, publipostage, bases de données). Une aisance avec les chiffres pour la saisie de bons de commande.
Qualités personnelles : Reconnue(e) pour votre capacité rédactionnelle et votre esprit de synthèse, vous savez faire preuve d'une grande autonomie et d'anticipation. Votre réactivité et votre sens de l'organisation seront vos meilleurs atouts pour gérer la polyvalence de ce poste.

Conditions salariales :

CDI - temps plein – Statut Agent de maîtrise
Salaire brut annuel de 29/31k€ ( dont 13ème mois et prime de vacances)+ tickets restaurant + intéressement