FINALITÉ

A pour mission de recevoir physiquement et téléphoniquement les demandeurs de logement et les locataires ainsi que les prestataires extérieurs et partenaires institutionnels, de les renseigner, documenter et de les orienter.

 MISSIONS

 Sous le contrôle du responsable de l’agence, dans le respect des procédures internes,

 1 - ACCUEIL

Réceptionne (physiquement, téléphoniquement) les locataires, demandeurs et les visiteurs extérieurs, les renseigne ou les oriente vers les collaborateurs de l’agence, les services internes ou externes adéquats ;
Réceptionne le courrier arrivé pour transmission au responsable, et organise le départ du courrier ;
 

2 - GESTION COMMERCIALE

Renseigne les demandeurs sans contact avec une chargée de clientèle. Analyse la demande, informe sur les conditions d’accès, la position géographique du patrimoine, les loyers, les typologies de logement, la marche à suivre pour constituer le dossier…
Délivre le numéro unique à partir du Fichier partagé sur présentation d’une pièce d’identité ;
Vérifie l’enregistrement des demandes sur le Fichier partagé, en assure la mise à jour à partir des pièces justificatives fournies par les demandeurs et après leur contrôle (validité, lisibilité…). Relance éventuellement le candidat afin qu’il complète sa demande (courrier et/ou téléphone) ;
Reçoit et scanne les pièces justificatives, notamment apportées spontanément par les demandeurs ;
Dans le cadre de la polyvalence, participe à la location des logements depuis la recherche de candidats jusqu’à la proposition de logements ;
 

3 - RELATION CLIENTS & DES PARTENAIRES

Réceptionne et enregistre les sollicitations des locataires (techniques, administratives ou troubles de voisinage) qui arrivent à l’accueil ;
Renseigne les locataires sur le suivi de leurs sollicitations, apporte une réponse de premier niveau, transmet l’information aux collaborateurs concernés ;
Au titre de la polyvalence, peut être amené à créer les bons de commande Régie ;
 

4 - GESTION LOCATIVE ET ADMINISTRATIVE

Assure la gestion des badges (création, suppression, commande…) ;
Réalise des tâches en appui des chargés de clientèle pendant les heures de fermeture au public selon les consignes du responsable d’agence ;
Assure le cas échéant la gestion des clés des locaux (logements, parties communes, locaux professionnels…), les remet aux entreprises pour la réalisation des travaux ;
Assure des travaux courants de nature administrative liés à l’organisation de l’agence : frappe de documents (notes, affiches…), saisies informatiques, tenue d’agenda, mise sous pli…
 

CARACTÉRISTIQUES:

COEFFICIENT : G2 (10 points de cotation) - Statut Employé
LIEN HIÉRARCHIQUE : Responsable d’agence
PRINCIPAUX LIENS FONCTIONNELS : Ensemble des services de l’entreprise

Connaissances et compétences opérationnelles :

> Environnement social et institutionnel +

> Fonctionnement général de l’entreprise et des procédures en vigueur ++

> Réglementation locative propre aux SAhlm +

> Outils mis en œuvre (téléphonie, bureautique, informatique, traitement du courrier, gestion des contacts) ++

Légende : + Connaissance ++ Maitrise +++ Expertise

Compétences comportementales :

> Aisance relationnelle (amabilité, élocution, présentation)

> Communication (écoute, indications claires et précises, patience)

> Adaptation aux différents milieux sociaux

> Esprit d’équipe et d’entreprise

Les définitions suivantes ne sont ni exhaustives, ni immuables. Elles peuvent être modifiées à tout moment en fonction des besoins du Service, de la Direction ou de la Société