Rattaché(e) à la Directrice Gestion de la Clientèle et Proximité, vous l’assistez au quotidien et contribuez au bon fonctionnement de la Direction. Véritable appui organisationnel et administratif, vous assurez le suivi des relations internes et externes dans le respect des délais, des contraintes et des ressources disponibles.

Au cœur de la coordination des activités, vous facilitez la circulation de l’information, anticipez les besoins et participez à une dynamique collaborative au sein de l’équipe.

 Dans ce cadre, vos missions seront essentiellement les suivantes :

Assistanat de la direction :

- Vous gérez et optimisez l'agenda de la Direction

- Vous organisez et préparez les réunions et évènements internes et externes : envoi des convocations et ordres du jour, constitution et suivi des dossiers, rédaction et envoi des comptes rendus, logistique

- Vous préparez les courriers, notes et documents

- Vous assurez le reporting à la hiérarchie

Contribution au fonctionnement de la direction :

- Vous traitez le courrier

- Vous contribuez au classement et à l'archivage des documents

- Vous établissez les bons de commande auprès des fournisseurs sollicités dans le cadre de l’organisation d’événements et en assurez le suivi et la facturation, dans le respect du budget annuel alloué

Prise en charge des dossiers spécifiques :

- Vous prenez en charge des dossiers spécifiques (tableaux de bord, élaboration de documents complexes, documents administratifs…)

- Vous effectuez des recherches documentaires, analysez et synthétisez les informations

Coordination, information :

- Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, prenez les messages et traitez les réponses

- Vous coordonnez les différents dossiers entre les directions et services et facilitez la circulation des informations

Profil recherché :

 Formation / expérience : De formation minimum Bac + 2/3 (gestion, secrétariat), vous avez une expérience de 5 ans minimum dans des fonctions similaires, notamment dans la préparation de réunions. 

 Compétences recherchées : Vous maîtrisez les outils informatiques et notamment Word/Excel/Powerpoint et êtes à l'aise avec la production de supports de qualité. La connaissance du logiciel IKOS serait un plus.

Qualités recherchées : Votre rigueur, votre réactivité, vos qualités rédactionnelles, votre sens de l'organisation et de la confidentialité constitueront des atouts indispensables pour réussir dans ce poste. Un excellent relationnel et vos capacités d'adaptation vous permettront également une intégration rapide et efficace.