Poste

Vous aurez pour mission assurer le soutien administratif, organisationnel et logistique du service Assurances & Indemnisations, contribue au bon fonctionnement de la Direction juridique en collaboration étroite avec la Directrice juridique et prend en charge, à titre ponctuel, diverses missions pour le service juridique.

Vous avez pour mission de :

1. Assistanat du Service Assurances et indemnisations

-Gérer les courriers, et les mails entrants et sortants du service assurances (affectation aux gestionnaires etc.),
-Traiter les règlements par chèque et virements, vérification des affectations de virements à chaque dossier sinistre
-Suivi des contrats, paiement des primes d’assurance, demande d’attestation en accord avec le responsable du service, suivi de l’administratif du service (gestion des abonnements, aide à l’organisation du séminaire, team building etc.)
-Traiter l’ensemble des courriers de relance des locataires, tiers, experts et assureurs en s’assurant de leur bonne prise en compte au niveau des Directions immobilières,
-Archiver l’ensemble des dossiers sinistres du Service Assurances et Indemnisations,
-Compléter voire élaborer et mettre à jour des tableaux propres à ses activités, extraction des bases sinistres pour affectation aux gestionnaires, présentations des résultats, formalisation des présentations du service, compte rendu de réunion,
-Prendre en charge les appels téléphoniques liés à son activité.

2. Assistanat de la Direction Juridique

-Assure le secrétariat courant de la Directrice juridique : gestion des courriers, accueil visiteurs… ;
-Organise le planning de travail et le suivi d'activité de la Directrice Juridique (prises de rendez-vous, réunions et déplacements professionnels...) ;
-Prépare les évènements internes / externes : constitution de dossiers pour les participants, vérification des disponibilités, réservations de salles, invitations, etc.
-Participe à des missions ponctuelles liées aux formalités et actes courants de la vie sociale de la société : mise à jour des registres et dossiers juridiques, réalisation de formalités légales, appui à l’organisation des instances (AG, CA) et classement des dossiers juridiques immobiliers.
-Contribue à l’activité de reporting de la Direction juridique en consolidant et mettant en forme des tableaux de bord de suivi d’activité / statistiques.

3. Circulation de l’information

-Assure l’interface entre la Direction juridique et les autres directions/services.
-Coordonne, prépare et met en forme des présentations et documents (note d’information, etc.).
 

Réinventons ensemble le logement !

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 en assistanat de direction, avec une expérience de 3 ans dans une fonction d'assistanat de direction.

Votre sens du service de l’organisation et votre rigueur qui sauront faire de vous la personne de confiance que nous recherchons. Votre esprit de synthèse, votre aisance rédactionnelle et relationnelle seront des atouts indispensables pour mener à bien vos missions.

Poste basé à La Défense (92) à pourvoir dès que possible, en  CDI.