Les missions du poste se déclinent de la manière suivante :

-          Tenue et optimisation de l’agenda du Directeur Général Adjoint :

-             Optimisation de l’organisation de l’agenda du DGA,

-             Organisation des récurrences internes sur l’année (Points mensuels, Comités d’Engagement)

-             Suivi des réunions institutionnelles (représentations) : AREAL, UR Hlm GE, Fédération des ESH, CT ALI GE, SAC Habitat Rhénan, … selon la représentation du DG / DGA / Président  

-             Prise de rendez-vous

-          Assistanat courant :

-             Accueil physique et téléphonique de la Direction

-             Rédaction et envoi de courriers

-             Suivi et traitement de la boîte mail du service

-             Gestion des parapheurs adressés au Directeur Général Adjoint

-             Gestion et suivi des budgets du service, traitement des factures dans Ikos, suivis des dépenses

-          Préparation des réunions internes et externes diverses :

-          Impression des documents et mails nécessaires

-          Veille à respecter les délais préparatoires des instances internes et externes

-          Gestion de la salle de réunion du conseil (disponibilité, propreté, approvisionnement café/eau, …)

-          Traitement de la GED courrier et GED invitations :

-          En binôme avec l’assistante de Direction Générale : pilotage et suivi de la « GED invitations ».

-          Assure le rôle de référent invitations (gère l’affectations des invitations dans la GED, en binôme avec l’assistante de Direction Générale).

-          Gestion de l’instance Comité d’Engagement :

-          Préparation de l’ordre du jour

-          Garantit le respect des délais préparatoires des instances

-          Assure la vérification de la qualité des dossiers présentés

-          Préparation des pochettes comité d’engagement pour la direction générale

-          Rédige le compte rendu de l’instance

-          Veille à la traçabilité des décisions prises

-          Contentieux

-          Assure en lien avec le Directeur Générale Adjoint et les juristes, le relationnel avec les avocats, ainsi que la diffusion de l’information et la réalisation des tâches demandées au sein de l’entreprise

-          Tient à jour le tableau de bord des contentieux

-          Classement des documents

-          Effectue le paiement des factures

-          Binôme avec l’Assistante de Direction Générale pour assurer une présence durant les congés

Veille à la tenue des tableaux de bord et en assure la communication

Votre profil :

Formation et expérience :

      - Formation bac+2 type assistant de direction avec expérience souhaitée sur un poste similaire

Qualités requises :

        -              Discrétion

        -              Rigueur et sens de l’organisation

        -              Aisance relationnelle

        -              Sens de la relation client

        -              Savoir-faire organisationnel

        -              Maîtrise des outils bureautiques