UNICIL, acteur majeur de l'immobilier et premier producteur de logement social en Région Sud, ouvre ses portes à de nouveaux talents passionnés. En tant que filiale immobilière du groupe Action Logement, nous sommes fiers de contribuer activement au logement social dans la Région Sud PACA, avec un patrimoine de plus de 32 000 logements.

Nous sommes à la recherche d’un Assistant de Direction Générale H/F qui assistera notre Directeur Général, en CDI, à Marseille.

Votre mission principale sera d'assurer le soutien direct au Directeur Général d'UNICIL et des entités associées, dans l'organisation de son emploi du temps et la gestion de ses mandats. Vous garantissez le bon déroulement des activités transverses, en assurant le suivi des communications internes et externes, et en organisant les différentes réunions stratégiques de l'entreprise.

Plus précisément, vos missions seront les suivantes :

- Assurer l’interface entre le Directeur Général et les Directions

- Organiser l’agenda du Directeur Général en fonction de ses mandats et de ses priorités      

- Gérer l’accueil téléphonique, filtrer et orienter les appels, suivre les mails du Directeur Général et de la Présidente et y donner suite en transférant aux services compétents

- Assurer l’enregistrement et le suivi du courrier départ et arrivée et la transmission des documents vers les autres services                                                                                  

- Réceptionner, effectuer, gérer les demandes de rendez-vous qu’il pu elle planifie

- Veiller à l’organisation logistique des déplacements et rendez-vous

- Constituer, préparer et mettre à jour des dossiers et documents de travail

- Centraliser et contrôler l’ensemble des documents soumis à signature (visa…) et assurer le retour des documents auprès des services concernés

- Planifier et organiser les points mensuels avec les membres du CODIR, les comités d’engagement stratégiques et financiers avec les responsables concernés

- Établir et coordonner l’ordre du jour des comités de direction en collaboration avec les membres du CODIR

- Organiser le CODIR’L, prendre des notes et établir des comptes-rendus

- Organiser le congrès HLM chaque année pour les collaborateurs et les administrateurs (déplacements, hôtels, ...)

- Gérer le fichier des contacts institutionnels en collaboration avec la Direction de la Communication, en assurant sa mise à jour régulière

- Mettre à jour des outils de gestion (tableaux de bord, lettres types, procédures) afin d’améliorer l’efficacité du service et de la diffusion des informations

Rejoignez-nous pour ce poste clé !

Nous recherchons une personne répondant aux critères suivants :

- Expérience : Minimum 5 ans dans une fonction similaire.

- Formation : Bac +2 à Bac +5.

- Compétences essentielles : maîtrise avancée des outils bureautiques de Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams), très bonnes compétences en gestion administrative (prise de notes, rédaction de comptes rendus, gestion d'agendas)

- Vos atouts pour briller à ce poste : excellentes qualités relationnelles, écoute et diplomatie, discrétion et respect absolu de confidentialité, sens aigu de l'organisation, du respect des délais et des priorités, flexibilité, réactivité et autonomie. Votre sens de l’adaptation vous permettra de vous épanouir, de réussir pleinement dans ce poste et d’évoluer au sein de notre société.